«Транснефть» продолжает цифровизацию процессов капитального строительства: компания завершила переход 14 предприятий на электронный документооборот. Теперь первичные учетные документы по контрактам на строительно-монтажные работы, договорам поставки материально-технических ресурсов и оказания услуг оформляются в электронном юридически значимом виде.
Текст: Евгения Савина
Корпоративная информационная система «Модуль обмена электронными первичными учетными документами» (МЮЗ ЭДО) была разработана специально для ПАО «Транснефть» и впервые применена в 2018 году, но в строительном блоке компании стала централизованно вводиться начиная с 2023 года. Система обеспечивает юридически значимый электронный документооборот финансовых документов и автоматизирует процессы их обработки, хранения, поиска, приема, комплектации и обмена между предприятиями компании и контрагентами. Иными словами, это маршрутизатор, который работает с бухгалтерской документацией: документ обрабатывается в МЮЗ ЭДО, подписывается в системе электронного документооборота (КИС СЭД) с использованием квалифицированной электронной подписи, принимается к учету в системе электронного хранения документов (КИС ЭХД). Форма соглашения об электронном документообороте включена в типовые контракты на строительно-монтажные работы, договоры поставки материально-технических ресурсов и оказания услуг.
Ранее, когда приходили акты выполненных работ, подрядчик должен был собрать подписи на строительной площадке, затем посетить РНУ или штаб строительства и далее центральный аппарат. Если обнаруживалась ошибка, то процесс начинался заново. МЮЗ ЭДО значительно упрощает этот долгий и трудоемкий процесс: система повышает скорость обмена финансовыми документами между ОСТ и контрагентами, снижает вероятность ошибок при «ручной» обработке актов и договоров и сокращает расходы на их доставку в бумажном виде.
Переход на новый формат осуществлялся поэтапно: в 2023 году — по договорам поставки материально-технических ресурсов и контрактам на строительно-монтажные работы, затем по договорам оказания услуг. На сегодняшний день электронный документооборот используется во всех 14 запланированных организациях системы «Транснефть», из которых 13 перешли на ЭДО по всем строительным договорам. Последнее предприятие — АО «Транснефть — Сибирь» — полностью завершит переход в мае этого года.
— Когда мы переходили на эту систему, контрагенты относились скептически, а сейчас к бумажному документообороту не хотят возвращаться, — говорит главный специалист отдела информационно-аналитического сопровождения и отчетности управления планирования и сопровождения строительства департамента строительства ПАО «Транснефть» Адема Кустубаева. — Это не только экономия на курьерских услугах, но и удобство, и безопасность.
Роман Болдаков
Начальник управления планирования и сопровождения строительства департамента строительства ПАО «Транснефть»
Использование электронного документооборота позволяет обеспечить оперативность обмена первичными документами, что, учитывая территориальную распределенность и географическую удаленность объектов и участников строительства, крайне актуально для всех организаций системы «Транснефть». Кроме того, этот инструмент повышает для подрядных организаций привлекательность работы с компанией «Транснефть», что особенно важно в текущих экономических условиях. Сокращаются финансовые затраты как контрагента (поставщиков и подрядчиков), так и самого заказчика (ОСТ). В первую очередь, речь идет о транспортных расходах на доставку документации между интересующими сторонами. Так, расходы на передачу одного подписанного пакета документов от заказчика к контрагенту курьерской службой составляют примерно 300 руб., в то время как на передачу документа в электронном виде — примерно 40 руб. Если ранее документация доставлялась инженером производственно-технического отдела, почтой или курьером, то сегодня документация передается посредством операторов ЭДО. Затраты на бензин, марки, конверты, бумагу заменились на абонентскую плату оператору ЭДО.
Юлия Асеева
Начальник отдела планирования строительства ООО «Транснефть — ТСД»
Мы перешли на систему в июле 2023 года, и уже можно говорить о том, что рабочий процесс поменялся в лучшую сторону: документы обрабатываются гораздо быстрее, а учитывая нашу территориальную удаленность объектов, передача занимает гораздо меньше времени даже с учетом согласований по СЭД. Самые дальние объекты, с которыми мы работаем — это объекты АО «Черномортранснефть», два дня пути до Самары. Когда подписывали документы на бумаге, их перевозили работники подрядных организаций «вручную», а в случае обнаружения ошибок процедура выполнялась второй раз — человеческий фактор никто не отменял. Теперь документы приходят в электронном виде, унифицированные, вне зависимости от подрядчика, и скорость доставки несравнимо выше.
Адема Кустубаева
Главный специалист отдела информационно-аналитического сопровождения и отчетности управления планирования и сопровождения строительства департамента строительства ПАО «Транснефть»
Это решение очень удобно для строительного блока — у нас территориально распределенная структура. Например, ООО «Транснефть — ТСД» находится в Самаре, а объекты предприятий, которые оно обслуживает, — АО «Черномортранснефть», АО «Транснефть — Приволга», АО «Транснефть — Верхняя Волга» могут находиться за сотни километров от организации.
Жанна Шутихина
Инженер 1-й категории отдела комплектации оборудования АО «Транснефть — Север»
Переходить на МЮЗ ЭДО мы начали с 2021 года, на первом этапе было тяжело — с каждым из подрядчиков необходимо было подписать дополнительные соглашения. Сейчас есть типовые формы на поставки, это намного облегчило наш труд. Все преимущества электронного документооборота мы оценили: все онлайн, если обнаружили в документе ошибку, отклонили — нам моментально прислали исправленное, двойную работу не выполняем. Раньше нужно было писать официальные письма, нам в ответ отправляли согласованные оригиналы первичных документов, бывали ситуации, что посылали не на тот адрес, теряли. Теперь этот блок работы отпал, документооборот с внешними контрагентами значительно упростился. Создана удобная система коммуникации — через МЮЗ ЭДО можно отследить документ в СЭД, посмотреть в КИС ЭХД, выгружен ли документ обмена с ООО «Транснефть Финанс». Это удобно, уже не представляем себе, как можно вернуться к бумажному документообороту.
