Корпоративная информационная система «Модуль обмена электронными первичными учетными документами» (МЮЗ ЭДО) была разработана специально для ПАО «Транснефть» и впервые применена в 2018 году, но в строительном блоке компании стала централизованно вводиться начиная с 2023 года. Система обеспечивает юридически значимый электронный документооборот финансовых документов и автоматизирует процессы их обработки, хранения, поиска, приема, комплектации и обмена между предприятиями компании и контрагентами. Иными словами, это маршрутизатор, который работает с бухгалтерской документацией: документ обрабатывается в МЮЗ ЭДО, подписывается в системе электронного документооборота (КИС СЭД) с использованием квалифицированной электронной подписи, принимается к учету в системе электронного хранения документов (КИС ЭХД). Форма соглашения об электронном документообороте включена в типовые контракты на строительно-монтажные работы, договоры поставки материально-технических ресурсов и оказания услуг.
Ранее, когда приходили акты выполненных работ, подрядчик должен был собрать подписи на строительной площадке, затем посетить РНУ или штаб строительства и далее центральный аппарат. Если обнаруживалась ошибка, то процесс начинался заново. МЮЗ ЭДО значительно упрощает этот долгий и трудоемкий процесс: система повышает скорость обмена финансовыми документами между ОСТ и контрагентами, снижает вероятность ошибок при «ручной» обработке актов и договоров и сокращает расходы на их доставку в бумажном виде.
Переход на новый формат осуществлялся поэтапно: в 2023 году — по договорам поставки материально-технических ресурсов и контрактам на строительно-монтажные работы, затем по договорам оказания услуг. На сегодняшний день электронный документооборот используется во всех 14 запланированных организациях системы «Транснефть», из которых 13 перешли на ЭДО по всем строительным договорам. Последнее предприятие — АО «Транснефть — Сибирь» — полностью завершит переход в мае этого года.
— Когда мы переходили на эту систему, контрагенты относились скептически, а сейчас к бумажному документообороту не хотят возвращаться, — говорит главный специалист отдела информационно-аналитического сопровождения и отчетности управления планирования и сопровождения строительства департамента строительства ПАО «Транснефть» Адема Кустубаева. — Это не только экономия на курьерских услугах, но и удобство, и безопасность.
