В башне «Эволюция» состоялся масштабный телемост для секретарей и референтов, в котором приняли участие более 300 работников из 37 организаций системы «Транснефть». Участники мероприятия обменялись опытом в выстраивании эффективного взаимодействия с руководством и коллегами и поделились инструментами, которые помогают в повседневных задачах, — от оптимизации работы путем сокращения документооборота до нейрофитнеса. Завершился телемост общим исполнением песни «День Победы».
Текст: Евгения Савина / Фото: Евгений Лихацкий, Анатолий Морковкин
Телемост — это инициативный проект службы секретариата компании с привлечением работников дочерних организаций. Это первое мероприятие в формате активного диалога, которое позволило создать профессиональное сообщество для обмена реальным опытом, наладить коммуникации и обсудить главные вопросы, связанные с функционалом секретарей-референтов руководителей в режиме реального времени.
Елена Лапушкина
Секретарь службы секретариата ПАО «Транснефть»
Обмен знаниями необходим всем секретарям, референтам, помощникам, особенно молодым специалистам, которые только начинают осваивать нашу профессию. У секретарей очень большой круг задач и высокая эмоциональная нагрузка: помимо административной и организаторской поддержки руководителя, специалисты должны обладать множеством навыков, способностей и постоянно повышать свой профессиональный уровень. Нам необходимо делиться опытом, чтобы оперативно и качественно решать самые непростые задачи, с которыми сталкиваемся каждый день.
Алевтина Немтюрева
Секретарь-референт ООО «Транснефть Финанс»
«Стремясь к профессионализму» — так назывался телемост, первое в подобном формате мероприятие, посвященное работе секретарей системы «Транснефть», которое при поддержке и непосредственном участии руководства управления протокольного и документационного обеспечения ПАО «Транснефть» стало настоящей образовательной платформой, площадкой для обмена опытом, знаниями и идеями. География проведения телемоста обширна — от порта Приморск до Дальнего Востока, а темы, которые обсуждали коллеги на протяжении более 7 часов, — самые важные и актуальные в работе секретаря: от информационной безопасности и использования искусственного интеллекта до коммуникативных компетенций и телефонного этикета. Запоминающиеся презентации, развивающие психологические упражнения и оживленные обсуждения сделали телемост эффективным, полезным и практически ориентированным. Внедрение в практику формата обучения с привлечением внутренних ресурсов — высококлассных специалистов, работающих в системе «Транснефть», и организация обмена опытом между ними способствуют совершенствованию профессиональных навыков работников и повышению уровня их мотивации к работе и дальнейшему развитию. Мероприятие прошло на высоком профессиональном уровне и получило активный отклик как от непосредственных слушателей, так и от многих руководителей ОСТ.
«Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее», — этой фразой из «Алисы в стране чудес» можно описать суть работы секретаря. По результатам проведения телемоста мы уверены, что движемся в нужном темпе и в нужном направлении. У секретарей много векторов для развития — нужно найти свои сильные стороны и акцентировать на них внимание.
Екатерина Буслаева
Начальник отдела делопроизводства ООО «УК «Эволюция»
Такие масштабные мероприятия, как телемост, не просто полезны. Из предприятия они делают компанию — компанию людей, вдохновленных одним делом, которому они посвящают всю жизнь. А еще показывают отношение людей к работе и друг к другу. Если бы не было сплоченности, ничего бы не получилось.
Вера Демина
Секретарь ПАО «Транснефть»
Формат телемоста позволяет секретарям и референтам провести диалог с коллегами и найти новые инструменты для решения всего круга задач административной и организаторской поддержки руководителей.
Жанна Починок
Начальник управления протокольного и документационного обеспечения ПАО «Транснефть»
Зачастую секретарь является первым контактным лицом, профессионально представляющим организацию.
Современные реалии требуют от секретаря проактивной позиции и активного участия во всех процессах компании. С учетом быстро развивающихся цифровых технологий, многофункциональности задач, стоящих перед секретарем, обязательности знаний правил безопасности и правил защиты данных, необходимости обладания навыками эффективной коммуникации, развития soft skills возникла острая необходимость обмена профессиональным опытом внутри системы.
Было принято решение о проведении подобного телемоста, и, на мой взгляд, мероприятие прошло успешно, в конструктивном русле. Несомненно, подобный обмен опытом позволил повысить квалификацию сотрудников, продолжить движение в формировании единых корпоративных стандартов, в том числе и «штабной культуре» компании, поскольку в ней действуют строгие правила документооборота, а это обусловливает высокие требования к компетенции секретарей. Подобный формат общения очень важен, так как позволяет наладить «мост» между центральным офисом и регионами.
При поддержке руководства компании мы планируем проводить подобные мероприятия на регулярной основе.
